フリーランスエンジニアが請求書を作成する方法
ここでは、フリーランスエンジニアが請求書を用意する手段を4つご紹介します。
多くの場合は取引先によって紙での提出が必要か、オンラインでの送付が必要か決められているので、事前に確認してから選ぶようにしましょう。
1.自作する（Word、Excel）
WordやExcelなどで請求書を自作する方法です。
Wordはレイアウトが決めやすく、Excelは金額の自動計算ができるメリットがあります。
請求書には既定の様式はありませんが、請求書としての役割を果たし、取引先に対して失礼のないものを作る必要があります。
2.無料テンプレートを使用する
請求書の作成に慣れていない人は、インターネット上に無料のテンプレートを提供しているページがたくさんあるので、それらを利用してみてください。
無料テンプレートのメリットは、必要な項目を入力するだけで請求書が作れることです。源泉徴収の自動計算付きのテンプレートや、納品書との兼用タイプのテンプレート、窓付き封筒対応タイプのテンプレートなど、自分に合ったタイプを自由に選ぶことができます。
いくつか無料のテンプレートをご紹介しますので、参考にしてください。
3.請求書発行システムを導入する
請求書発行システムとは、請求書発行から入金管理までの一連のプロセスを一括で管理できるツールのことです。
販売管理システムなどから各種帳票データをアップロードするだけで、請求書の作成・発行が可能です。
見積書や注文書、納品書や領収書の発行などの機能が付随していることも多く、書類の作成や送付に関する作業を効率化できます。
4.請求書代行を依頼する
請求書関連の業務を対応してくれる外部の代行業者や代行サービスなどに依頼するのもひとつの手です。
税理士事務所や経理事務所が事業の一環で代行してくれる場合もあります。
代行先によっては請求書作成・発行だけでなく、入金確認や入金消込、代金回収、督促などの請求書発行業務以外の代行が可能です。請求業務を一貫してアウトソーシングすれば、経理担当者の負担を軽減でき、経理部門のスリム化につなげることもできます。
フリーランスエンジニアの請求書の書き方
フリーランスになったばかりだと、請求書を目にしたことがあるものの、具体的にどのような項目を記載すればよいのかが分からないという方も多いでしょう。
個人事業主が請求書を発行する場合は、法人とは対応が異なる点がいくつかあります。
ここでは、正しい請求をスムーズに行うために、請求書に記載すべき項目や適切な書き方を、発行時の注意点とあわせてご紹介します。
国税庁により定められた請求書の必須項目は下記の5つです。
- 書類作成者の氏名又は名称
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額（税込み）
- 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
この5項目はあくまでも税金の申告に必要な項目です。もちろん自分や取引先にも分かりやすいように、別途必要な項目を追加しても問題ありません。
書類作成者の氏名または名称
書類作成者（請求者）である自身の氏名又は名称、その他、連絡先や住所なども記載します。
請求書への捺印は法的にはなくても問題ありませんが、原本であることの証明にもなるため、少しでもリスクを回避していきたい場合は押しておくと安心です。
その点は社内規定に定めている取引先もあるので、事前に必ず確認しておきましょう。
取引年月日
取引年月日は、実際に商品やサービスの引き渡しを行なった日を記載します。
個人宛の場合には請求書を発行した日を、企業宛の場合は請求先の締め日を記載するのが一般的です。
請求日と締め日どちらにするかは、必ず事前に取引先と確認しておきましょう。企業によって締め日が20日や25日、月末など異なるので注意が必要です。
取引内容
請求書の取引内容には、業務内容（品目）や成果物の数量、商品ひとつあたりの単価、各業務内容の合計金額（数量×単価）の小計を記載します。単価や金額は税抜きで記載しましょう。
同書類内で複数の業務内容を記載する場合は、通し番号として品番をふっておくと分かりやすいです。
取引金額
取引金額には、小計を基にかかった金額を計算し、消費税を足した合計金額を記載します。記載する消費税額は内税でも外税でも構いません。
免税事業者であれば消費税の課税対象外ですが、早めにインボイス登録をすることをおすすめします。
インボイス制度についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
【インボイス制度を知らないと損？】フリーランスに与える影響とは
提出前に請求金額に誤りがあることに気付いたら、再度作成し直しましょう。二重線と訂正印での対応は信用を損なう可能性があるので避けた方が賢明です。
提出後に誤りがあると分かったら、「再発行」というスタンプを押印した正しい内容の請求書を送付し直しましょう。
書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
請求書を提出する取引先の名前を記載します。
取引先が会社であれば「御中」、個人であれば「様」を付けるようにします。
フリーランスエンジニアが請求書を作成する際の注意点・ポイント
請求書を作成する際は以下の点に注意しましょう。
・源泉徴収がないか確認する
・どちらが振込手数料を負担するか確認する
源泉徴収がないか確認する
源泉徴収は、会社員だけでなく個人事業主も対象です。
源泉徴収とは、報酬や給与などの支払者がその支払いの際に一定率の金額を天引きして預かり、納税者本人に代わって国に納める仕組みです。フリーランスの源泉徴収に関する対応は企業によって異なるため、源泉徴収額を差し引くかどうかは請求書発行前に確認しておきましょう。
源泉徴収の対象となる報酬・料金は、以下のとおりです。
- 原稿料や講演料など
- 弁護士、公認会計士、司法書士等の特定の資格を持つ人などに支払う報酬・料金
- 社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬
- プロ野球選手、プロサッカーの選手、プロテニスの選手、モデルや外交員などに支払う報酬・料金
- 映画、演劇その他芸能（音楽、舞踊、漫才等）、テレビジョン放送等の出演等の報酬・料金や芸能プロダクションを営む個人に支払う報酬・料金
- ホテル、旅館などで行われる宴会等において、客に対して接待等を行うことを業務とするいわゆるバンケットホステス・コンパニオンやバー、キャバレーなどに勤めるホステスなどに支払う報酬・料金
- プロ野球選手の契約金など、役務の提供を約することにより一時に支払う契約金
- 広告宣伝のための賞金や馬主に支払う競馬の賞金
基本的にエンジニアの業務は源泉徴収の対象にはなりませんが、エンジニアの仕事に関連する記事を書いたときの執筆費用や、コンサルタントとして講話を行った場合の講演料などは対象となります。もし源泉徴収される場合は、その金額も明記しておきましょう。
どちらが振込手数料を負担するか確認する
銀行などの金融機関の口座に金銭を払い込むときに発生する振込手数料。
ビジネスの場においては法律上の持参債務の原則に基づいて、支払い側が振込手数料を負担することが多くあります。
しかしあくまで一般論なので、どちらが振込手数料を負担するかは請求書を発行する前に確認しておきましょう。
まとめ
今回は、フリーランスエンジニアが請求書を作成する方法、具体的な書き方について解説しました。注意点やポイントをふまえて作成し、適切な請求書発行を行ってください。
