営業職がコア業務に集中し成果を出すためには、営業事務の存在が不可欠です。今回は、「縁の下の力持ち」としてセルプロモート（以下、セルプロ）のバックオフィスを支えている「セールスサポート課」の課長を務める齊藤さんと、メンバーの工藤さんに、普段の業務やマネジメントにおいて大事にしていることを語ってもらいました。
営業が次の業務に早期に取り組めるよう徹底サポート。
──最終学歴からセルプロに入社するまでの経緯を教えてください。
齊藤さん（以下、齊藤）：大学は教育学部で、卒業後は販売職を1年半ほど経験しました。そこから「事務の仕事に挑戦したい」と転職活動をする中で、当社のグループ会社に出会い業務委託という形で参画。最初の半年ほどはプロジェクト先で「IT事務」というポジションになり、キャリアを積みました。その後、セルプロから「本社で正社員になりませんか？」と声をかけてもらい、「活気がある」「社歴や職位に関係なく新しいアイデアが通りやすい」社風に魅力を感じ、入社することに決めました。
工藤さん（以下、工藤）：大学では日本文学を専攻。卒業後は7年ほどエステティシャンをしていました。仕事は楽しかったのですが、「土日休みの環境で、メリハリをつけて働きたい」と考えるようになり、事務職へのキャリアチェンジを考えるようになったのです。そんなときに見つけたのが、セルプロのグループ会社での営業事務でした。最初の2年は本社で業務委託という形で加わった後、「正社員はどうですか？」と誘っていただきました。「年代が若く、同世代の社員が多い」「お互いの距離感が近く、上司や先輩ともコミュニケーションがとりやすい」「意見を受け入れてくれる」という点に魅力を感じ、入社を決意しました。
──IT Enterprise Sales部のセールスサポート課の役割や、ミッションについて教えてください。
齊藤：営業16名のIT Enterprise Sales部に対して、セールスサポート課の営業事務4名が支援する体制です。営業はクライアントとエンジニアのマッチング支援を担っており、私たちはそのサポートを行っています。また、現在はエンジニアの人数増加に伴い、書類作成などが膨大な数になってきました。そこで、事務処理を円滑に進めるためのワークフローが定められました。そのワークフローに従ってスムーズかつ的確に書類作成等を行うことが、今期のミッションになっています。
工藤：作成する書類は、営業がクライアントに提出する見積書や提案書などです。営業が次の業務に早期に取り組めるように支援するのが、セールスサポート課の役割だと認識しています。そのために、ワークフローに従って業務推進に注力中です。
緊急の依頼にも臨機応変に対処し、営業から感謝されるのがやりがい。
──現在の業務内容を詳しく教えてください。また苦労されたことはどんなことでしょうか？
工藤：チャットなどを通じて営業から依頼された請求書や見積書といった営業関連書類を作成し、営業に送付します。また、社内システムに入力された契約書や注文書などの申請内容に目を通し、承認ボタンを押して次に回すことも重要な業務です。
苦労した点は、最初の頃に各取引先の社名や書類の種類、社内システムの仕様や使い方など、とにかく覚えることが多くて大変だった記憶があります。当時リーダーだった齊藤さんに教えてもらいつつ、実務を通じて徐々に理解を深めていきました。
齊藤：今年の1月、課長職を拝命しました。マネジメント領域としては、メンバーの業務の進捗状況の把握や確認などを担っています。例えば、「業務が停滞している」といった場合には、ミーティングを通じて理由を探り、解決へと導く役割です。あとは、書類作成の実務も行っています。メンバーの育成については、工藤さんやもう1名のメンバーが担当してくれているので、今はお任せしています。
苦労という面では、課長になったばかりなので、日々模索と試行錯誤という難しさを実感しています。課長になる前のリーダー時代は、まず「SES」という事業形態の説明からスタートし、例えば「クライアントごとに書類の書き方が違う」といったイレギュラーなケースへの対応方法などを伝えていました。育成方法として、まずは経験し、そのプロセスを通じて覚えてもらうことを心がけていましたね。
──仕事の上で大事にしていることや、やりがいなどを教えてください。
工藤：営業からの連絡に対するレスポンスの速さや、日々の業務をスピーディーに進めることに注力しています。意識しているのは「営業が安心して自分の仕事に集中でき、次の工程に早く取り組めるようにサポートする」ことですね。また、正確性にも常に気を配っており、例えば「クライアントの特徴を、備考欄に記入しておいて欲しい」という依頼に対して、抜け漏れがないように、丁寧にチェックしながら進めるように心がけています。もし、不備などがあるとクライアントや営業の作業工数が増えてしまうだけではなく、セルプロ全体の信用にも関わってくるので、細心の注意を払うようにしています。
やりがいは、営業から「今日中にこの書類を作成してほしい」といった緊急の依頼に対して、ロードマップを考えて実行し、無事に納期に間に合わせたときの達成感でしょうか。もちろん、営業からの「急な依頼にも関わらず本当に助かりました」と感謝されるのは、大きな喜びです。
メンバーを尊重し、個性に応じたマネジメントを。
──課長になり、メンバーをマネジメントする上で大切にしていることをお聞かせください。
齊藤：まず、全体的に大切にしているのは、相手の立場に立って思考し行動することです。例えば、「書類をお願い」「データをまとめてほしい」という場合でも、ただ言われたまま作成するのではなく、どうやったら見やすく、わかりやすいかを意識して、形にしています。他にも社内のチャットツールで物事を伝えるときは、これさえ読めば必ず理解できるというところまで、内容を詳細に網羅して書き込みます。
マネジメントでも相手を尊重することに心を砕いています。それぞれ個性が違うので、同じような指導方法は通用しないからです。そのため、メンバーとのミーティングでは、一人ひとりの特性を掴みながらアドバイスをすることに挑戦しています。理想は、苦手な分野があれば克服できるように促進し、逆に得意なところは強みになるように後押しすることです。
──今後の展望を教えてください。
工藤：スピードと精密性を両立するために、コツコツとスキルアップするのが目先の目標です。今後の展望は、齊藤さんが現在、セールスサポート課を引っ張ってくださっているので、自分も業務の幅を広げることで事業部全体にもっと貢献したいですね。
齊藤：マネジメントの方法は模索している最中ですが、社内の「課長ミーティング」などで他の部署の課長から学んでいます。そこで学んだのは「さまざまなタイプの課長の在り方がある」ということです。決まり切った型にとらわれることなく、自分なりのマネジメント手法を習得していきたいと思います。もちろん必要に応じて指導すべきことはしっかり伝えなければならない場面も出てきますが、苦手な分野なのでこれから乗り越えていく方針です。
将来に向けての話をすると、リーダー時代は「実務を完璧に行う」「メンバーの育成」など、事務目線で仕事を進めてきました。しかし、今後はセールスサポート課全体を見据え、IT Enterprise Sales部が会社にさらに貢献できるように、全社的な視点で支援したいと考えています。
